Dataskydd
Som huvudman behandlar vi personuppgifter och är personuppgiftsansvariga för våra verksamheter inom gymnasie- och vuxenutbildningen.
Dataskyddsförordningen
Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR - General Data Protection Regulation) är en EU-förordning som började gälla den 25 maj 2018 och ersatte Personuppgiftslagen (PuL). Förordningen är direkt gällande i hela EU och reglerar hur personuppgifter får behandlas.
Syftet med GDPR är
- att ge enskilda människor ett stärkt skydd för sina personuppgifter
- att likrikta regelverket inom EU, till exempel ska företag bara behöva förhålla sig till ett regelverk när de verkar i flera EU-länder
- att anpassa regelverket till det digitala samhället
Information och data från dig
I samband med att du skickar in ett formulär, ett brev, en blankett eller ett mejl vill vi uppmärksamma dig om detta:
Personuppgifter som du lämnar till oss behandlas i syfte att registrera och administrera ditt ärende. Uppgifterna behandlas enligt dataskyddsförordningen och svenskt regelverk. Om uppgifterna inte är sekretessbelagda kan de komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Uppgifterna sparas tillsvidare. Du kan årligen begära hos förbundet att få information om dina personuppgifter och hur dessa används. Du kan också begära att personuppgifter rättas om de skulle vara felaktiga eller inaktuella. Du kan kontakta personuppgiftsansvarig i förbundet om du har frågor om behandlingen.
Här, www.hufb.se/dataskydd Länk till annan webbplats. hittar du all vår samlade information om dataskydd och GDPR.
Dina rättigheter
Du som registrerad har ett antal rättigheter som personuppgiftsansvarig måste uppfylla. För fullständig information se Dataskyddsförordningen kapitel 3 Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..
Ladda ner Blankett för begäran om personuppgiftsåtgärd Pdf, 177 kB, öppnas i nytt fönster. och skicka in till:
Hälsinglands Utbildningsförbund, 821 80 Bollnäs
För säker identifiering behöver vi din underskrift. Eventuella registerutdrag skickas hem till din folkbokföringsadress alternativt kan dokumenten hämtas på förbundskansliet om du har en giltig legitimation med dig.
Registerutdrag
Du har rätt att efterfråga ett så kallat registerutdrag med information om vilka av dina personuppgifter som Hälsinglands Utbildningsförbund behandlar. Vid förfrågan får du denna information kostnadsfritt en gång per år och utan angivande av skäl.
Rätt till information
Du har rätt att få information om när dina personuppgifter behandlas. Information om behandlingen ska lämnas av den personuppgiftsansvarige både när uppgifterna samlas in och när du begär det.
Rätt till rättelse
Du har rätt att vända dig till Hälsinglands Utbildningsförbund och be att få felaktiga personuppgifter rättade. Du har även rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till behandlingen.
Rätt till radering
Du har rätt att be oss att personuppgifter som rör dig raderas.
Det finns undantag från rätten till radering om det är nödvändigt för att tillgodose andra viktiga rättigheter som till exempel:
- rätten till yttrande- och informationsfrihet
- för att uppfylla en rättslig förpliktelse
- utföra en uppgift av allmänt intresse
- som ett led i myndighetsutövning
- för arkivändmål av allmänt intresse
Rätt till begränsning av behandling
Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.
Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och begärt rättelse.
Dataportabilitet
Du har i vissa fall rätt att få dina personuppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig. En förutsättning är att Hälsinglands Utbildningsförbund behandlar dina personuppgifter med stöd av samtycke från dig eller för att uppfylla ett avtal med dig och endast sådana personuppgifter som du själv lämnat.
Rätt att göra invändningar
Du har rätt att invända när vi behandlar dina personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.
Om du invänder mot behandlingen, får Hälsinglands Utbildningsförbund endast fortsätta att använda personuppgifterna om det går att visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Klagomål
Om du anser att Hälsinglands Utbildningsförbund behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsförordningen kan du lämna in ett klagomål till vårt dataskyddsombud eller till datainspektionen som är tillsynsmyndighet.
Skadestånd
Har du lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen, kan du ha rätt till skadestånd av Hälsinglands Utbildningsförbund och övriga som medverkat vid behandlingen.
Du som lidit skada har i princip rätt att få ersättning för hela skadan antingen av Hälsinglands Utbildningsförbund eller av våra personuppgiftsbiträden. Hälsinglands Utbildningsförbund eller våra biträden har dock ingen skyldighet att betala ersättning om Hälsinglands Utbildningsförbund kan visa att vi inte på något sätt är ansvariga för skadan.
Dina uppgifter
Vi behandlar dina uppgifter, men du bestämmer över dem.
Din rätt
Inom Hälsinglands Utbildningsförbund ska varje behandling av personuppgifter ske med hänsyn till den enskildes personliga integritet och rättssäkerhet.
Vi behandlar dina personuppgifter i första hand för att fullfölja våra åtaganden och följa gällande lagar. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna. Endast medarbetare och personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.
I vissa behandlingar av personuppgifter kan Hälsinglands Utbildningsförbund som personuppgiftsansvarig anlita personuppgiftsbiträden. Det innebär att en annan organsiation behandlar personuppgifter för vår räkning.
Dataskyddsombud
Dataskyddsombudet omfattas av sekretess i sitt uppdrag. Som privatperson kan man kontakta dataskyddsombudet om man inte får det stöd som kan förväntas av oss gällande ens rättigheter enligt dataskyddsförordningen.
Enklast kontaktar du dataskyddsombudet på dataskyddsombud@kfhalsingland.se. För telefonnummer och telefontider se separat kontaktruta.
När du skickar in en handling till oss
De personuppgifter du lämnar när du skickar in en ansökan, synpunkt eller annat registreras och behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Det görs eftersom uppgifterna behövs för vår myndighetsutövning.
Men dataskyddsförordningen hindrar inte den personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla skyldigheten att lämna ut allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipen. Skriv därför inte mer än nödvändigt i fritextfälten och undvik känsliga uppgifter.
Om någon begär ut uppgifterna gör vi en sekretessprövning för att undersöka om uppgifterna kan anses vara offentliga och därmed kan lämnas ut, i sin helhet eller delvis.
System och behandlingar
Här hittar du de system vi använder och vilka personuppgifter vi behandlar på ett eller annat sätt. I dokumentet personuppgiftsbehandlingar Pdf, 406 kB, öppnas i nytt fönster. beskrivs behandlingar på en övergripande nivå, bl.a. vilken behandling som utförs samt vilken laglig grund som gäller för behandlingen.
Elevadministrativa system
Skolplatsen - Här behandlar vi bl.a. namn, personummer och kontaktuppgifter för gymnasiestudenter och vårdnadshavare för att administrera deras studiegång hos oss.
Alvis - Här behandlar vi bl.a. namn, personummer och kontaktuppgifter för vuxenstuderande för att administrera deras studiegång hos oss.
Novaschem/Skola 24 - Här behandlar vi namn på anställda för tjänsteplanering och schemaläggning.
Bookit - I Bookit registrerar vi namn, kontaktuppgifter och personnummer för att våra studenter ska kunna låna böcker från vårt skolbibliotek.
Dokumenthantering
Ciceron är ett dokument och ärendehanteringssystem där vi bl.a. registrerar handlingar, inkomna klagomål och synpunkter.
Lärplattform och verktyg
Unikum är en lärplattform för gymnaise- och vuxenutbildningen och är integrerat med våra elevadministrativa system.
Elevhälsan
För elevhälsan används ett system som heter PMO. Här behandlar vi namn, kontaktuppgifter, personnummer och i PMO finns även elevhälsovårdsjournalerna för våra studerande.
Sociala medier
Facebook/Instagram/Youtube/Linkedin - Alla våra skolor använder sig av sociala medier för att belysa och visa upp sin verksamhet för allmänheten. Vi strävar alltid för att inhämta ett samtycke för behandling av personuppgifter (namn, foton och filmer) som vi lägger ut på sociala medier.
Kameraövervakning
För att minska olaga intrång och öka tryggheten för våra studerande finns kameraövervakning i Torsbergshuset. Material från kameraövervakningen hanteras av Bollnäs kommun.
Samtycke
Vad är ett samtycke?
Ett samtycke är enligt förordningen ”varje slag av frivillig, specifik, informerad och otvetydig viljeyttring, genom vilken den registrerade,antingen genom ett uttalande eller genom en entydig bekräftande handling, godtar behandling av personuppgifter som rör honom eller henne”.
Hur fungerar det?
När vi inte har någon laglig grund till behandlingen av personuppgifter behöver vi inhämta ett samtycke. Ladda ner samtyckesblankett Pdf, 532 kB, öppnas i nytt fönster.
För att ett samtycke ska anses som giltigt gäller det att vi har lämnat information om vilka uppgifter som samlas in och vad de ska användas till, för att du sedan ska kunna ge ditt godkännande.
Återkalla samtycke
Om du har lämnat samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter har du när som helst rätt att återkalla ditt samtycke till behandlingen. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av behandlingen innan samtycket återkallades. Kontakta i så fall den verksamhet som du gett ditt samtycke till.
Dataskydd
Mer information om dataskydd och GDPR på integritetsskyddsmyndighetens hemsida: